Comment ajouter et utiliser une copie carbone invisible (Cci) dans les messages Outlook

Un collègue vous a-t-il demandé de le mettre en copie carbone invisible (Cci) dans un e-mail, mais vous ne savez pas de quoi il parle ? Ne vous inquiétez pas, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, nous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur BCC et comment vous pouvez l’utiliser dans Outlook.

Qu’est-ce qu’une copie carbone invisible ?

Dans le jargon des e-mails, CC signifie «copie carbone» et BCC signifie «copie carbone invisible». Lorsque vous ajoutez des adresses e-mail aux champs CC et CCI, vous envoyez à un tiers une copie de l’e-mail. Cela est vrai quel que soit votre service de messagerie, qu’il s’agisse d’Outlook ou de Gmail de Microsoft Office.

CC et BCC sont très similaires. La différence est que lorsque vous ajoutez une personne dans le champ CC, le destinataire de l’e-mail peut voir le destinataire CC dans l’e-mail. Cependant, lorsque vous ajoutez quelqu’un dans le champ Cci, le destinataire de l’e-mail ne peut pas voir que quelqu’un a été copié dans l’e-mail.

Comment ajouter un BCC dans Outlook

Le champ de copie carbone invisible est masqué dans Outlook par défaut, vous devez donc d’abord vérifier si l’option Cci est activée. S’il n’est pas activé, vous devrez activer BCC.

Comment utiliser BCC sur la version Web

Cci doit être activé dans la version Web, il vous suffit donc d’appuyer sur le bouton Cci :

1. Dans votre navigateur, ouvrez Microsoft Outlook.
   
2. Sélectionnez le Nouveau courrier ou ouvrez l’e-mail auquel vous souhaitez répondre.

3. Sélectionnez le Bouton Cci à droite du champ « À ».

4. Cela ouvrira le Ligne Cci. Saisissez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez contacter en Cci ou choisissez-la dans votre carnet d’adresses. Écrivez votre e-mail et appuyez sur envoyer.

Comment utiliser BCC sur la version de bureau

Dans la version de bureau, vous devrez peut-être d’abord activer BCC. Ce processus est le même pour Windows et Mac :

1. Ouvrez le Bureau Microsoft Outlook application.
2. Ouvrez l’e-mail auquel vous allez répondre ou sélectionnez le nouveau courriel bouton pour en composer un.

3. Dans la nouvelle fenêtre de message, naviguez de l’onglet d’accueil vers le Onglet Options.
4. appuie sur le trois points sur le côté droit pour ouvrir le menu déroulant.

5. Sous afficher les champs, sélectionnez Cci.

6. Dans le Champ Ccientrez l’e-mail de la personne que vous souhaitez mettre en Cci et appuyez sur Envoyer.

Comment utiliser BCC sur le Android ou iPhone Version de l’application

La copie carbone aveugle dans l’application mobile Outlook est simple :

1. Ouvrez le Microsoft Outlook application.
   
2. Ouvrez l’e-mail auquel vous souhaitez répondre ou appuyez sur Nouveau courriel pour commencer à en composer un nouveau.

3. À côté du champ « À », appuyez sur la flèche vers le bas pour afficher les champs BCC et CC.

4. Dans le Champ Ccientrez l’adresse e-mail du destinataire BCC de la personne que vous souhaitez BCC et appuyez sur le Envoyer l’icône en bas à droite.

Comment afficher les destinataires BCC des messages que vous envoyez dans Outlook

Si vous ne vous souvenez plus de qui vous avez mis en Cci, vous pouvez vérifier les destinataires en Cci d’un e-mail que vous avez envoyé comme suit :

1. Ouvrir Microsoft Outlook.
2. Naviguez vers le Éléments envoyés dossier.
3. Recherchez parmi vos messages envoyés pour trouver l’e-mail que vous souhaitez consulter et sélectionnez-le. Une liste BCC des noms ou adresses e-mail de toutes les copies carbone invisibles sera affichée sous les destinataires BCC dans la section d’en-tête du message. S’il n’y a pas de noms dans cette section, aucun Cci n’a été envoyé.

Comment afficher les destinataires BCC des e-mails que vous recevez

Si vous soupçonnez qu’un e-mail que vous avez reçu a quelqu’un en Cci, vous pourriez être tenté de l’examiner. Il est impossible de voir les destinataires BCC des e-mails entrants dans n’importe quelle version d’Outlook – après tout, c’est tout l’objectif de BCC.

Pouvez-vous envoyer des e-mails Cci automatiques dans Microsoft Outlook

Dans Outlook, vous pouvez automatiquement mettre quelqu’un en copie sur chaque nouveau message que vous envoyez ou sur des e-mails spécifiques. Bien que cela puisse être un outil pratique, il n’existe actuellement aucun équivalent BCC pour cela.

Vous pouvez télécharger des compléments tiers pour ce faire, mais attention, ils ne sont pas approuvés par Microsoft et peuvent contenir des logiciels malveillants ou entraîner un dysfonctionnement de votre application Outlook.

Quand utiliser BCC

L’étiquette de courrier électronique appropriée pour l’utilisation de BCC dans un cadre professionnel peut être un peu difficile à déterminer. La plupart considèrent l’utilisation de Cci comme un peu sournoise car les destinataires sont aveugles et ne peuvent pas voir qui d’autre lit l’e-mail. Dans la plupart des cas, le CC classique est préféré.

Cela dit, il y a certainement des moments où BCC est utile. Voici quelques exemples pour vous donner une idée du moment où BCC au lieu de Cc.

• Vous envoyez un e-mail impersonnel général lié aux affaires à de nombreuses personnes. Dans ce cas, personne ne se soucie du nombre de destinataires auxquels le message est envoyé, et avoir beaucoup de noms dans le champ « À » peut sembler désordonné. Il empêche également le spam si un destinataire appuie accidentellement sur Répondre à tous lorsqu’il répond.
• Vous envoyez un e-mail à plusieurs abonnés. Cela empêche vos abonnés de voir les adresses e-mail des autres destinataires.

• BCC vous-même dans vos e-mails pour conserver des copies de tous vos messages.

Outre les règles sociales du BCC’ing, il y a quelques autres choses à garder à l’esprit :

• De nombreux filtres de courrier indésirable marquent les messages avec des copies en Cci comme spam, de sorte que votre courrier électronique peut se retrouver dans le dossier Courrier indésirable. Pensez à utiliser le publipostage à la place pour éviter cela.
• Ne mettez pas les listes de distribution dans la case BCC. Les personnes qui trient leurs e-mails avec les règles Outlook peuvent être confuses car beaucoup sont configurées en fonction du champ À ou CC.

Choisissez quand BCC

BCC est un outil simple et pratique que vous pouvez utiliser dans Microsoft Outlook. Que vous utilisiez la version navigateur, bureau ou application d’Outlook, vous devriez maintenant avoir une bonne idée de comment et quand utiliser BCC.