Plusieurs personnes peuvent lire et modifier un calendrier de groupe, ce qui en fait un bon moyen de promouvoir la productivité et la collaboration entre les collègues des petites entreprises ou les membres de l’équipe organisationnelle.
Ce didacticiel explique comment créer un calendrier de groupe dans les applications Microsoft Office 365, notamment Microsoft Outlook, Outlook Web Access (OWA) et Équipes Microsoft. Nous verrons comment partager un calendrier afin que les personnes que vous choisissez puissent afficher et modifier les événements dans l’application Calendrier. Nous verrons également comment créer des groupes de calendriers.
En général, il y a deux étapes principales pour créer un agenda de groupe :
- Créez un nouveau calendrier vierge.
- Partagez-le avec d’autres afin qu’ils puissent afficher et modifier le calendrier.
Nous verrons comment effectuer chaque étape dans Outlook sur les versions Web et de bureau d’Outlook.
Noter: Microsoft a annoncé des améliorations dans le fonctionnement du partage de calendrier. Cependant, Microsoft déclare: « Les améliorations ne sont prévues que pour les calendriers partagés entre les personnes utilisant Exchange Online. » Dans certains cas, cela signifie que le partage d’un calendrier de boîte aux lettres de ressources ou d’un calendrier de boîte aux lettres partagé ne fonctionnera que si le destinataire accepte l’invitation de partage à l’aide d’Outlook sur le Web, d’Outlook pour iOS ou d’Outlook pour Android, c’est-à-dire pas d’un serveur Exchange hébergé en interne. Microsoft affirme que d’autres améliorations sont en cours.
Créer et partager un nouveau calendrier vierge avec Outlook sur le Web
Voici comment créer et partager un nouveau calendrier vierge à l’aide d’Outlook sur le Web.
- Connectez-vous à Outlook dans un navigateur Web et sélectionnez le calendrier.
- Sélectionnez le Ajouter un calendrier lien.
- Dans le menu à gauche de la popup, sélectionnez Créer un calendrier vierge.
- Entrez un nom pour le calendrier et, si vous le souhaitez, sélectionnez une couleur ou une breloque pour le calendrier.
- Dans le Ajouter à menu déroulant, sélectionnez sous quel groupe de calendriers le nouveau calendrier doit apparaître.
- Cliquez sur sauvegarder.
- Localisez le nouveau calendrier dans la liste des calendriers, faites un clic droit dessus (ou sélectionnez le Suite … icône) et sélectionnez Partage et autorisations.
- Saisissez l’adresse e-mail ou le nom de contact de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier.
- Sélectionnez les options du calendrier. Choisir la Peut éditer niveau d’autorisation si vous souhaitez que le destinataire puisse ajouter, supprimer et modifier des événements sur le calendrier.
- Sélectionner Partager.
- Répétez les étapes 7 à 9 pour ajouter des membres.
Les personnes avec lesquelles vous partagez le calendrier recevront un e-mail les invitant à accepter et à afficher le calendrier Outlook. Notez que les utilisateurs externes ne pourront pas modifier le calendrier.
Création et partage d’un nouveau calendrier vierge dans l’application de bureau d’Outlook
Suivez ces étapes dans l’application de bureau Outlook pour créer et partager un nouveau calendrier vierge.
- Sélectionnez l’icône du calendrier dans le coin inférieur gauche d’Outlook.
- Sur le Maison onglet dans le Gérer les calendriers groupe, sélectionnez Ouvrir le calendrier.
- Sélectionner Créer un nouveau calendrier vierge.
- Dans le Créer un nouveau dossier popup, donnez un nom au calendrier et sélectionnez où placer le calendrier (par exemple, en tant que sous-dossier du dossier principal du calendrier).
- Ensuite, pour partager le calendrier, faites un clic droit sur le calendrier dans la liste des calendriers.
- Sélectionner Partager > Partager le calendrier.
- Entrez les noms des contacts ou les adresses e-mail pour ajouter des personnes à l’invitation de partage, ajoutez un message si vous le souhaitez, puis cliquez sur Envoyer. Les destinataires recevront un e-mail les invitant à « Accepter et afficher le calendrier ».
Comment ajouter un calendrier partagé à Microsoft Teams
Outlook n’est pas le seul endroit où vous pouvez créer un calendrier partagé. Microsoft Teams a également une fonctionnalité de calendrier partagé. Voici comment ajouter un calendrier partagé dans Teams.
- Sélectionnez un canal dans Teams.
- Sélectionnez l’icône + à droite du nom de la chaîne pour ajouter un onglet.
- Rechercher et sélectionner Calendrier des chaînes.
- Sélectionner Ajouter.
Un onglet de calendrier apparaîtra en haut du canal Teams. Tous les membres de la chaîne peuvent afficher les détails de l’événement et ajouter des événements au calendrier. C’est un endroit idéal pour planifier une réunion Teams.
Calendrier de groupe vs groupe de calendrier
En plus de créer calendriers de groupe, Outlook propose plusieurs autres façons d’organiser les calendriers et d’afficher plusieurs calendriers simultanément. Les groupes de calendriers permettent d’afficher des calendriers combinés, non seulement pour les personnes, mais également pour les calendriers SharePoint, les calendriers Internet et les ressources telles que les réservations de salles.
Comment créer des groupes de calendriers dans Outlook sur le Web
Selon la configuration de votre organisation, vous verrez des groupes d’agendas par défaut qui peuvent inclure :
- Mes calendriers
- Calendriers des personnes
- Autres calendriers
Si ces catégories ne fonctionnent pas, vous pouvez créer des groupes de calendriers personnels personnalisés dans Outlook sur le web.
- Le volet de gauche est le volet du calendrier. C’est là que tous les calendriers que vous pouvez afficher sont répertoriés. Faites un clic droit sur Mes calendriers ou Autres calendriers et sélectionnez Nouveau groupe d’agendas. Alternativement, sélectionnez le Suite (trois points) à côté d’un groupe de calendriers existant et choisissez Nouveau groupe d’agendas.
- Saisissez un nom pour le nouveau groupe de calendriers et appuyez sur Entrer.
- Lorsque vous ajoutez un nouveau calendrier en sélectionnant le Ajouter un calendrier lien dans le volet du calendrier, vous pouvez choisir à quel groupe de calendriers le nouveau calendrier est ajouté.
Pour renommer ou supprimer un groupe de calendriers, faites un clic droit sur le nom du groupe.
Comment créer des groupes de calendrier dans les versions de bureau d’Outlook
Vous pouvez créer des groupes de calendriers dans les versions de bureau d’Outlook, notamment Outlook pour Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 et Outlook 2010.
Suivez ces étapes pour créer un groupe de calendriers à partir d’un carnet d’adresses ou d’une liste de contacts.
- Ouvrez Outlook.
- Sélectionner Calendrier.
- Sélectionnez le Maison languette.
- Dans le Groupe Gérer les calendriers sélectionner Groupes de calendrier > Créer un nouveau groupe de calendrier.
- Donnez un nom au nouveau groupe de calendriers et cliquez sur D’ACCORD.
- Dans la liste déroulante sous Carnet d’adresses choisissez la liste de contacts à partir de laquelle vous souhaitez sélectionner les membres du groupe de calendrier.
- Parcourez ou recherchez des noms, sélectionnez le nom souhaité, puis sélectionnez Les membres du groupe. Répétez cette étape jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous ceux que vous voulez.
- Sélectionner D’ACCORD.
Pour créer un groupe d’agendas basé sur les agendas que vous consultez actuellement, procédez comme suit :
- Dans Calendrier sélectionnez le Maison languette.
- Dans le Groupe Gérer les calendriers sélectionner Groupes de calendrier > Enregistrer en tant que nouveau groupe d’agendas.
- Entrez un nom pour le groupe de calendriers et sélectionnez D’ACCORD.
Si vous souhaitez ajouter des agendas à un groupe d’agendas existant, procédez comme suit :
- Sur le Maison onglet dans le Groupe Gérer les calendriers sélectionner Ouvrir le calendrier.
- Sélectionnez le type de calendrier.
- Parcourez les noms, sélectionnez le nom souhaité, puis sélectionnez Calendrier. Répétez jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les noms souhaités.
- Sélectionner D’ACCORD.
- Les calendriers que vous avez sélectionnés apparaîtront dans la Calendriers partagés groupe. Faites-les glisser et déposez-les dans le groupe de calendriers de votre choix.
Vous constaterez qu’en créant des groupes de calendriers, vous serez mieux organisé et pourrez trouver rapidement le calendrier que vous recherchez.
