Gmail continue d’être l’un des services de messagerie les plus populaires. Après tout, plus de 70% des utilisateurs utiliser un appareil Android dans le monde entier et un compte Google est l’une des principales exigences pour utiliser correctement le système d’exploitation. Bien que Gmail dispose de plusieurs fonctionnalités utiles, il lui manque la possibilité de partager des e-mails avec d’autres utilisateurs. Cependant, vous pouvez faire la même chose avec Google Drive.
Bien sûr, vous pouvez transférer un e-mail à d’autres destinataires ou personnes. Ne serait-il pas formidable que vous puissiez tous les e-mails sous une étiquette ou un dossier particulier avec plusieurs utilisateurs ? Les cas d’utilisation ici sont infinis. Que vous souhaitiez partager toutes vos factures et dépenses avec votre CA ou que vous soyez une organisation qui souhaite partager plusieurs candidatures avec les RH, vous apprécierez sûrement cette fonctionnalité.
Eh bien, comme cela ne fait pas partie de Gmail par défaut, il existe une solution de contournement que vous pouvez utiliser sous la forme d’une extension Chrome. Laissez-nous vous expliquer comment partager automatiquement un dossier ou une étiquette Gmail avec un autre utilisateur avec les e-mails.
Qu’est-ce qu’une étiquette partagée dans Gmail
Vous pouvez ajouter une étiquette à chaque e-mail que vous recevez sur Gmail. Vous pouvez choisir parmi des étiquettes existantes ou créer votre étiquette personnalisée. Ces étiquettes sont essentiellement comme des dossiers. Ainsi, si vous ajoutez une étiquette particulière à un e-mail, vous pouvez trouver tous les e-mails avec cette étiquette dans un dossier.
Imaginons que vous receviez plusieurs e-mails de votre banque. Si vous ajoutez une étiquette « Banque » à tous ces e-mails, vous pouvez facilement accéder à tous les e-mails de votre banque en un seul endroit chaque fois que vous en avez besoin. Avec cette astuce, nous allons vous montrer comment vous pouvez partager les e-mails avec des étiquettes spécifiques, partageant ainsi le dossier Gmail avec d’autres.
Comment partager un dossier Gmail avec d’autres utilisateurs
Si vous vous demandez pourquoi vous voudriez faire cela, c’est assez simple. Si vous travaillez sur un projet avec plusieurs personnes et que vous recevez des e-mails à ce sujet, vous pouvez ajouter une étiquette « Projet » afin que l’intégralité du dossier Projet soit partagée avec toutes les personnes qui y travaillent. De cette façon, tous les membres peuvent accéder aux e-mails. Voici comment procéder.
Étape 1. Vous aurez besoin d’une extension Chrome tierce pour que cela fonctionne. L’extension s’appelle Gmail Label and Email Sharing. Installez-le à partir du lien ci-dessous.
Noter: L’extension nécessite l’autorisation de lire et de modifier les données de messagerie, alors continuez avec prudence. Cependant, vous pouvez révoquer l’autorisation quand vous le souhaitez. Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur Ajouter à Chrome.
Étape 2. Sélectionnez à nouveau Ajouter une extension lorsque vous y êtes invité.
Étape 3. Google Chrome affichera l’icône d’extension à côté de votre photo de profil dans le coin supérieur droit.
Vous verrez une fenêtre contextuelle dans Gmail pour créer un compte pour utiliser cette fonctionnalité. Cliquez sur Créer un compte.
Étape 4. Choisissez le compte Gmail dont vous souhaitez partager les dossiers et les e-mails.
Étape 5. Lisez attentivement les autorisations requises, puis sélectionnez Autoriser.
L’extension s’intégrera à votre compte Gmail.
Étape 6. Rendez-vous sur le dossier ou l’étiquette que vous souhaitez partager avec d’autres en le sélectionnant dans la colonne de gauche dans Gmail.
Étape 7. Passez votre souris sur le nom du dossier et vous verrez trois points à côté. Clique dessus.
Étape 8. Sélectionnez Partager l’étiquette sous CloudHQ.
Étape 9. Entrez les identifiants de messagerie des destinataires avec lesquels vous souhaitez partager le dossier, ainsi qu’un message facultatif.
Étape 10. Une fois cela fait, cliquez sur Partager l’étiquette.
Vous avez maintenant partagé avec succès le dossier avec tous les e-mails. Désormais, chaque fois que vous ajoutez cette étiquette particulière à un nouvel e-mail, les personnes avec lesquelles vous l’avez partagée pourront également la voir.
Étape 11. Vous avez fait votre part pour partager le dossier. Cependant, le destinataire doit également installer cette extension pour afficher le dossier et les e-mails que vous avez partagés. Après avoir effectué les étapes ci-dessus, le destinataire recevra un e-mail indiquant que vous souhaitez partager une étiquette Gmail avec vous et si vous souhaitez l’accepter. Cliquez sur « Accepter le partage d’étiquettes Gmail ».
Étape 12. Après cela, le destinataire doit lier son identifiant de messagerie à l’extension en suivant les étapes 4 et 5 ci-dessus.
Après cela, attendez un moment que Gmail synchronise le dossier.
Étape 13. Le destinataire verra le dossier partagé dans le volet gauche de Gmail.
Cliquez sur le dossier et les e-mails partagés seront visibles.
Comment ajouter un e-mail à un dossier sur Gmail
Maintenant que vous savez comment partager le dossier avec des e-mails avec d’autres utilisateurs, voici comment vous pouvez ajouter un e-mail à un dossier ou à une étiquette particulière sur Gmail.
Étape 1. Recherchez l’e-mail que vous souhaitez ajouter à un dossier et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris.
Étape 2. Passez votre souris sur Label as.
Étape 3. Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez ajouter l’e-mail. Vous pouvez ajouter un e-mail à plusieurs dossiers ou étiquettes. Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette si vous le souhaitez.
Partagez vos e-mails en toute simplicité
Vous voudrez peut-être partager vos e-mails avec plusieurs personnes pour plusieurs raisons. Quoi qu’il en soit, vous pouvez utiliser cette méthode simple pour partager automatiquement un dossier sur Gmail avec les e-mails lorsque vous les recevez. Comme il s’agit d’une fonctionnalité utile, nous souhaitons que Gmail l’ajoute nativement à l’avenir.
