Google Docs est un excellent outil pour collaborer sur des projets impliquant plusieurs personnes. Par exemple, les utilisateurs peuvent facilement identifier et modifier les modifications apportées à un document en utilisant une fonctionnalité similaire au suivi des modifications bien connu dans Word.
Cependant, au lieu de l’appeler Suivi des modifications, Google Docs l’appelle Édition et suggestion. Dans cet article, nous examinons comment suivre facilement les modifications lorsque vous utilisez Google Docs.
Suivi des modifications : Microsoft Word contre Google Docs
Dans Google Docs, vous pouvez créer un document pour le partager avec d’autres afin qu’ils puissent collaborer et ajouter des recommandations ou des suggestions sans supprimer le texte d’origine. Plus tard, vous pourrez accepter, rejeter ou modifier ces modifications et suggestions. Ce mode fonctionne de manière assez similaire au suivi des modifications dans Microsoft Word, mais dans Google Docs, il s’appelle Suggesting. Les deux fonctionnalités fonctionnent dans le même sens, à l’exception que Google Docs enregistre les modifications en temps réel, contrairement à Word où les utilisateurs doivent à plusieurs reprises enregistrer et partager les documents modifiés.
Comment activer le mode de suggestion dans Google Docs
Que vous modifiiez un document ou cherchiez à suggérer des modifications au fichier de quelqu’un d’autre, vous devez activer le mode Suggestion. Voici comment vous pouvez le faire sur un ordinateur :
Étape 1: Ouvrez le document pertinent dans Google Docs dans un navigateur.
Étape 2: Appuyez sur l’icône du stylo dans le coin supérieur droit du ruban et sélectionnez « Suggérer » dans le menu.
Étape 3: Lorsque ce mode est activé, vous pouvez modifier le texte. Cliquez sur un mot et modifiez-le comme bon vous semble. Vous pouvez même supprimer le mot complet ou le remplacer par un autre. Chaque modification créera un commentaire contenant des instructions telles que « Remplacer X par Y ». Les commentaires peuvent être acceptés ou supprimés. D’autres peuvent également répondre facilement à vos commentaires via la section Répondre à côté de la zone de mise en page du document et demander des éclaircissements, si nécessaire. Les changements seront visibles dans le texte, ainsi écrit dans une couleur différente (vert).
Si vous ne disposez pas des autorisations de commentateur ou d’éditeur, vous devez cliquer sur « Demander l’accès à la modification » pour informer le propriétaire du fichier qu’il devra modifier les autorisations du fichier.
Alternativement, vous pouvez laisser des suggestions même à partir du mode Édition. Mettez en surbrillance le texte pour lequel vous souhaitez laisser une suggestion et appuyez sur l’icône verte pour « Suggérer des modifications » à droite.
Si vous travaillez avec une application Google Docs sur mobile, appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’écran. Ensuite, activez « Suggérer des modifications » pour basculer l’option et commencer avec les suggestions.
Comment partager votre document avec d’autres
Lorsqu’il s’agit de collaborer avec d’autres personnes, vous devrez les inviter à travailler sur un document. Pour cela, vous devrez d’abord partager votre document avec eux. Voici comment.
Étape 1: Ouvrez Google Docs dans un navigateur sur votre ordinateur, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit.
Étape 2: Lorsqu’un menu de partage s’ouvre, vous pouvez ajouter les adresses e-mail des personnes pour partager votre document avec elles.
Étape 3: Après avoir ajouté des e-mails, ajoutez l’autorisation appropriée aux collaborateurs pour modifier le document. Cliquez sur le menu déroulant à côté du champ des adresses pour choisir les autorisations pertinentes – Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
Étape 5: Lorsque vous ajoutez des personnes et que vous leur attribuez des autorisations appropriées, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer dans le coin inférieur droit.
Étape 6: Alternativement, vous pouvez générer un lien unique à partager avec vos collaborateurs. Cliquez sur l’option « Copier le lien », ajustez les autorisations correspondantes. Comme dans n’importe qui avec le lien peut simplement afficher, commenter ou modifier. Ou vous pouvez limiter pour sélectionner des personnes.
Si vous souhaitez partager votre document depuis l’application Google Docs sur mobile, appuyez à nouveau sur le menu à trois points, puis sélectionnez « Partager et exporter ». Suivez les étapes décrites ci-dessus pour continuer le processus.
Comment accepter/rejeter toutes les modifications suggérées
Il est possible d’accepter ou de rejeter toutes les modifications suggérées. Cette option vous permet de gagner du temps, car vous n’aurez pas besoin d’approuver ou de rejeter manuellement chaque commentaire individuellement.
Étape 1: Ouvrez votre document Google Docs dans un navigateur sur votre ordinateur et cliquez sur l’onglet Outils en haut.
Étape 2: Sélectionnez « Examiner les modifications suggérées ».
Étape 3: Une boîte apparaîtra dans le coin supérieur droit de l’écran. À partir de là, vous pouvez choisir d’accepter ou de rejeter toutes les modifications. Des options pour accepter ou rejeter les modifications suggérées individuelles existent également.
Dans les applications Google Docs pour mobile, vous ne pouvez accepter ou rejeter les commentaires qu’individuellement. Dans le document Google Docs, appuyez sur la suggestion, puis sur « Afficher la suggestion » dans la barre flottante. Appuyez sur la coche ou la croix de le rejeter ou de l’accepter, respectivement.
Comment ajouter des commentaires à Google Docs
Les commentaires vous permettent de communiquer facilement les modifications et les mises à jour à vos collaborateurs dans Google Docs. Voici comment vous pouvez les ajouter dans la version de bureau.
Étape 1: Ouvrez votre document dans Google Docs dans un navigateur.
Étape 2: Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter et cliquez sur l’icône bleue « Ajouter un commentaire » qui apparaît sur le côté droit du document.
Étape 3: Rédigez votre commentaire puis cliquez sur ‘Commentaire’.
Contrairement aux suggestions qui modifient le texte, les commentaires mettent simplement en évidence le(s) mot(s) en question. Lorsqu’un autre éditeur visualise le document, il peut simplement appuyer sur le bouton de coche pour l’effacer.
Dans l’application Google Docs pour mobile, appuyez longuement sur le morceau de texte auquel vous souhaitez ajouter un commentaire et un petit menu apparaîtra. Appuyez ensuite sur les trois points à la fin et sélectionnez « Ajouter un commentaire ».
Comment utiliser l’historique des révisions pour suivre les modifications
Google Docs vous permet de revenir aux versions antérieures de votre projet grâce à une fonctionnalité appelée « Historique des révisions », car Google garde une trace de toutes les modifications que vous avez apportées. C’est une fonctionnalité très pratique si vous êtes curieux de voir comment un projet a évolué au fil du temps.
Étape 1: Ouvrez le document dans Google Docs dans le navigateur sur le bureau.
Étape 2: Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche, sélectionnez « Historique des versions » et choisissez « Voir l’historique des versions » dans le menu.
Étape 3: Choisissez la version que vous souhaitez restaurer dans le panneau Historique des versions.
Étape 4: Appuyez sur le menu à trois points à côté de chaque version pour la renommer et cliquez sur l’option « Nommer cette version ».
Des collaborations plus fluides
Les collaborations peuvent être beaucoup plus fluides avec Google Docs pour le suivi des modifications. Donc, si vous aussi êtes impliqué dans un projet avec plusieurs personnes, vous pouvez vraiment faciliter les choses pour tout le monde. De plus, vous pouvez également vous familiariser avec l’utilisation des retraits pour les paragraphes dans Google Docs.
