Si vous avez des e-mails dont vous n’avez plus besoin, mais que vous ne souhaitez pas nécessairement supprimer, vous pouvez les archiver. Dans Microsoft Outlook, vous disposez de plusieurs méthodes pour archiver manuellement ou automatiquement les e-mails afin de les éliminer.
Nous allons vous montrer comment archiver les e-mails dans Outlook sur votre bureau, le Web et votre appareil mobile. Peu importe où vous utilisez le plus Outlook, vous pouvez faire de la place pour les nouveaux messages.
À propos de l’archivage des e-mails dans Outlook
Pour Microsoft 365, les comptes Exchange et Outlook sur le Web, vous disposez d’un dossier Archive par défaut. Avec les comptes de serveur Exchange, des politiques de rétention peuvent s’appliquer. Pour les comptes POP et IMAP, vous pouvez créer un dossier Archive.
En utilisant un dossier Archive, vous pouvez récupérer tous les e-mails que vous y déplacez ultérieurement si nécessaire.
Lorsque vous déplacez des éléments vers le dossier Archive à l’aide du bouton comme décrit ci-dessous, cela ne diminue pas la taille de votre boîte de réception. Si vous êtes préoccupé par l’espace, vous pouvez créer un fichier de données Outlook (.pst) distinct lorsque vous utilisez Windows, ce que nous expliquerons ci-dessous.
Archiver les e-mails Outlook sur Windows
Vous pouvez archiver manuellement les e-mails dans Outlook sous Windows ou utiliser l’une des fonctionnalités d’archivage automatique disponibles. Ces fonctionnalités d’archivage automatique peuvent différer selon votre version d’Outlook.
Archiver manuellement les e-mails sous Windows
Vous pouvez archiver manuellement un ou plusieurs e-mails de différentes manières sous Windows.
Commencez par sélectionner le ou les e-mails de l’une des manières suivantes :
- Pour un seul e-mail, sélectionnez-le simplement.
- Pour un groupe d’e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Changementet choisissez le dernier de la plage.
- Pour un groupe d’e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Ctrlet choisissez chacun d’entre eux supplémentaires.
Une fois que vous avez sélectionné le ou les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Faites glisser le ou les e-mails vers le Archive dossier.
- Choisir Archive dans le ruban sur le Maison ou Message languette.
- Faites un clic droit et choisissez Archive.
- Utilise ton Retour arrière clé.
Archiver automatiquement les e-mails sous Windows
Sous Windows, vous pouvez archiver automatiquement les anciens e-mails en effectuant un nettoyage de la boîte aux lettres ou en configurant l’archivage automatique pour qu’il s’exécute de temps en temps.
Effectuer un nettoyage de la boîte de réception
Vous pouvez déplacer des e-mails vers un fichier de données Outlook pour économiser de l’espace et nettoyer votre boîte aux lettres d’un seul coup.
- Sélectionner Déposer > Info. Ensuite, ouvrez le Outils menu et choisissez Nettoyer les anciens objets.
- Choisissez la boîte de réception, le dossier et les sous-dossiers du compte de messagerie sur lesquels vous souhaitez effectuer la maintenance et choisissez une date dans la liste déroulante en dessous. Si vous le souhaitez, cochez la case pour inclure les e-mails « Ne pas archiver automatiquement ».
- Vous pouvez voir le chemin d’accès au fichier pour l’emplacement du fichier d’archive afin de pouvoir y accéder facilement ultérieurement si nécessaire. Jetez un œil à ces moyens d’accéder au fichier PST si vous rencontrez des problèmes.
- Choisir D’ACCORD pour effectuer le nettoyage.
Configurer l’archivage automatique
Pour archiver automatiquement les éléments selon un calendrier, vous pouvez configurer l’option AutoArchive.
- Sélectionner Déposer > Choix. Choisir Avancé à gauche et Paramètres d’archivage automatique sur la droite.
- Cochez la case en haut pour la fréquence à laquelle vous souhaitez exécuter l’archivage automatique et entrez la durée dans la case. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case pour être invité avant son exécution.
- Dans la section Pendant l’archivage automatique, cochez la case pour Archiver ou supprimer d’anciens éléments puis choisissez l’âge des e-mails.
- Vous pouvez ensuite choisir de déplacer les éléments vers le fichier de données Outlook ou de supprimer définitivement les éléments.
- Si vous le souhaitez, sélectionnez le bouton pour appliquer les paramètres à tous vos dossiers, puis D’ACCORD pour terminer la configuration. Choisir D’ACCORD dans la fenêtre Options Outlook pour enregistrer votre modification.
Archiver les e-mails Outlook sur Mac
Vous pouvez archiver manuellement et automatiquement les e-mails dans Outlook sur Mac, bien qu’un peu différemment de Windows.
Archiver manuellement les e-mails sur Mac
Vous pouvez archiver manuellement un ou plusieurs e-mails de différentes manières sur votre Mac.
Commencez par sélectionner le ou les e-mails de l’une des manières suivantes :
- Pour un seul e-mail, sélectionnez-le simplement.
- Pour un groupe d’e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Changementet choisissez le dernier de la plage.
- Pour un groupe d’e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Commandeet choisissez chacun d’entre eux supplémentaires.
Une fois que vous avez sélectionné le ou les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Sélectionner Message > Archive dans la barre de menus.
- Choisir Archive dans le ruban sur le Maison languette.
- Faites un clic droit et choisissez Archive.
- Sélectionnez le Archive bouton (case) à droite dans la boîte de réception.
- Utiliser le raccourci clavier Contrôle + E.
Archiver automatiquement les e-mails sur Mac
Bien qu’il n’y ait pas d’option d’archivage automatique dans Outlook sur Mac, il existe une solution de contournement qui peut vous convenir. Vous pouvez configurer une règle pour archiver des e-mails spécifiques en fonction de la date.
- Ouvrez Outlook et sélectionnez Perspectives > Paramètres depuis la barre de menus.
- Choisir Règles dans la fenêtre qui apparaît.
- Sur la gauche de l’écran suivant, choisissez un compte si vous en avez plusieurs.
- Sur la droite, sélectionnez le signe plus bouton en bas pour ajouter une nouvelle règle.
- Entrez un Nom de la règle au sommet.
- Pour la condition, utilisez la liste déroulante à gauche pour choisir le type de condition. Vous pouvez sélectionner Date de réception pour baser votre règle sur la date. À droite, entrez une plage de dates ou utilisez simplement le Avant la date champ pour entrer une date dans le passé.
Note: Gardez à l’esprit qu’au fil du temps, vous souhaiterez peut-être mettre à jour cette règle pour inclure une nouvelle date.
- Pour l’action, choisissez Déplacer vers un dossier dans la première liste déroulante et sélectionnez Archive dans la liste à droite.
- Si vous le souhaitez, utilisez le signe plus à côté de Sauf si pour les e-mails, la règle doit être évitée ou cochez la case ci-dessous pour ignorer les autres règles qui remplissent les mêmes conditions.
- Confirmez que le Activé la case est cochée et sélectionnez D’ACCORD pour enregistrer votre règle.
Archiver les e-mails Outlook sur le Web
Archivage des e-mails dans Outlook sur le web est similaire aux versions de bureau.
Archiver manuellement les e-mails sur le Web
- Pour un seul e-mail, sélectionnez-le ou cochez la case à gauche.
- Pour un groupe d’e-mails adjacents, choisissez le premier, maintenez Changementet choisissez le dernier de la plage.
- Pour un groupe d’e-mails non adjacents, choisissez-en un, maintenez Ctrl (Windows) ou Commande (Mac) et choisissez chacun d’entre eux supplémentaires.
Une fois que vous avez sélectionné le ou les e-mails que vous souhaitez archiver, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Choisir Archive dans la barre d’outils du Maison languette.
- Faites un clic droit et choisissez Archive.
- Sélectionnez le Archive bouton (case) à droite dans la boîte de réception.
Archiver automatiquement les e-mails sur le Web
Comme sur Mac, il n’existe actuellement aucune fonctionnalité d’archivage automatique dans Outlook sur le Web. Au lieu de cela, vous pouvez configurer une règle basée sur la date.
- Sélectionnez le engrenage icône en haut à droite et choisissez Afficher tous les paramètres Outlook dans la barre latérale qui apparaît.
- À l’extrême gauche, choisissez Poster et à droite, choisissez Règles. Ensuite, choisissez Ajouter une nouvelle règle.
- Donnez un nom à votre règle en haut.
- Dessous Ajouter une conditionutilisez la liste déroulante pour sélectionner Avant. Ensuite, ajoutez la date à droite.
Note: Comme sur Mac, vous souhaiterez peut-être mettre à jour cette règle ultérieurement pour inclure une nouvelle date.
- Dessous Ajouter une actionutilisez la liste déroulante pour sélectionner Déménager à. Ensuite, sélectionnez Archive À droite.
- Facultativement, sélectionnez Ajouter un exception pour les e-mails, la règle doit être évitée et cochez la case pour arrêter de traiter plus de règles.
- Pour exécuter la règle immédiatement dans votre boîte de réception, cochez la case pour Exécuter la règle maintenant. Ensuite, sélectionnez Sauvegarder.
Archiver les e-mails Outlook sur Android et iPhone
Si vous utilisez Outlook sur votre appareil Android ou votre iPhone, vous pouvez également y archiver des e-mails. À l’heure actuelle, il n’existe pas de fonctionnalité d’archivage automatique, mais vous disposez de plusieurs méthodes pour archiver manuellement les e-mails.
Pour archiver un seul e-mail, vous pouvez utiliser l’action de balayage. Faites glisser l’e-mail de gauche à droite ou vice versa selon votre configuration et sélectionnez le Archive icône. Sinon, ouvrez l’e-mail et appuyez sur le Archive icône en haut.
Pour archiver plusieurs e-mails dans votre boîte de réception, appuyez longuement sur un e-mail et vous verrez l’écran de sélection. Choisissez les e-mails restants, puis appuyez sur le Archive icône en haut (Android) ou en bas (iPhone).
Prendre soin de ces anciens e-mails inutiles est facile dans Outlook sur Windows, Mac, le Web et votre appareil mobile. Maintenant que vous savez comment archiver des e-mails dans Outlook, découvrez comment réparer Outlook qui ne s’ouvre pas.
