Les utilisateurs de Windows s’appuient généralement sur l’application Outlook pour gérer leurs conversations par e-mail professionnelles. Pendant les week-ends, vous pouvez programmer Out of Office Mail dans Outlook. Mais pour les jours de semaine, vous devrez hiérarchiser vos e-mails pour assurer une productivité maximale.
Un excellent moyen de séparer vos e-mails par ordre d’importance consiste à utiliser la fonction Code couleur d’Outlook. Cet article montrera comment coder les e-mails par couleur dans Outlook sous Windows.
Le codage couleur de vos e-mails vous aide à faire ressortir vos contacts essentiels du reste. Vous pouvez attribuer un code de couleur particulier à des contacts individuels en saisissant leur identifiant de messagerie. Vous pouvez également coder par couleur les e-mails que vous recevez d’un domaine spécifique. Par exemple, vous pouvez ajouter le nom de domaine de votre lieu de travail et décider d’un code couleur pour tous les e-mails contenant ce nom de domaine. Vous pouvez également coder par couleur les e-mails de vos contacts.
E-mails à code couleur dans Outlook
Nous allons vous montrer les étapes pour coder en couleur vos e-mails dans Outlook. Les étapes s’appliquent aux utilisateurs Outlook 365, Outlook 2021, 2019 et 2017. Veuillez noter que vous ne pouvez accéder à cette fonctionnalité qu’à partir de l’application Desktop ou Page Web Outlook. Vous ne pouvez pas attribuer de codes de couleur à vos e-mails à l’aide de l’application iOS ou Android.
Étape 1. Ouvrez l’application Outlook sur votre système Windows.
Étape 2. Une fois vos e-mails chargés, cliquez sur l’option Afficher dans la barre de menu supérieure.
Étape 3. Cliquez sur Affichage actuel.
Étape 4. Sélectionnez Afficher les paramètres dans la liste des options.
Étape 5. Dans la fenêtre Paramètres d’affichage avancés, cliquez sur Formatage conditionnel.
Étape 6. Dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle, cliquez sur Ajouter sur le côté droit.
Étape 7. Donnez un nom à votre nouvelle règle de mise en forme conditionnelle qui s’appliquera aux e-mails à code couleur.
Étape 8. Une fois que vous avez donné un nom, cliquez sur Police.
Vous pouvez maintenant sélectionner un style de police, une couleur et une taille. Cela s’appliquera à tous les e-mails apparaissant avec le code de couleur choisi. Vous pouvez également vérifier un échantillon pour le même.
Étape 9. Après avoir sélectionné vos préférences, cliquez sur OK sur le côté droit.
Vous avez sélectionné le style d’apparence de votre code couleur.
Attribuer une couleur à l’adresse e-mail
Attribuons maintenant l’adresse e-mail qui apparaîtra avec le code couleur.
Étape 1. Dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle, sélectionnez votre règle de code couleur et cliquez sur Condition.
Étape 2. Tapez l’adresse e-mail que vous souhaitez voir apparaître avec le code couleur choisi. Vous devez utiliser un point-virgule pour saisir plusieurs adresses e-mail.
Si vous souhaitez saisir un nom de domaine, ajoutez @ devant celui-ci.
Étape 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos préférences.
Étape 4. Cliquez également sur OK dans la fenêtre de mise en forme conditionnelle.
Étape 5. Enfin, cliquez sur OK dans la fenêtre Paramètres d’affichage avancés.
Vous remarquerez maintenant que votre adresse e-mail sélectionnée apparaît dans le code de couleur que vous avez sélectionné.
Supprimer le code couleur des e-mails dans Outlook
Si vous souhaitez supprimer le code couleur de vos e-mails dans Outlook, vous pouvez revenir en arrière dans la fenêtre de mise en forme conditionnelle. Suivez ces étapes.
Étape 1. Ouvrez l’application Outlook sur votre ordinateur Windows.
Étape 2. Une fois vos e-mails chargés, cliquez sur l’option Afficher dans la barre de menu supérieure.
Étape 3. Cliquez sur Affichage actuel.
Étape 4. Sélectionnez Afficher les paramètres dans la liste des options.
Étape 5. Dans la fenêtre Paramètres d’affichage avancés, cliquez sur Formatage conditionnel.
Étape 6. Sélectionnez la règle que vous avez créée pour les e-mails à code couleur.
Étape 7. Cliquez sur Supprimer en haut à droite.
Étape 8. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Vous remarquerez maintenant que tous vos codes de couleur précédemment sélectionnés disparaîtront de vos e-mails.
Supprimer le code couleur d’une adresse e-mail spécifique
Si vous souhaitez supprimer la règle du code couleur pour des adresses e-mail spécifiques, procédez comme suit.
Étape 1. Après avoir sélectionné votre règle de code couleur, cliquez sur Condition.
Étape 2. Supprimez l’adresse e-mail de l’onglet et cliquez sur OK.
Étape 3. Cliquez sur OK dans la fenêtre Mise en forme conditionnelle pour enregistrer les modifications.
Priorisez vos e-mails
Le codage couleur de vos e-mails peut vous aider à séparer les conversations qui ne sont pas très urgentes et vous pourrez les consulter plus tard. Vous pouvez attribuer un code couleur pour vos e-mails liés au travail, vos devoirs universitaires, vos invitations à des fêtes, vos newsletters, etc. Si vous souhaitez répondre rapidement à un e-mail codé par couleur sans perdre trop de temps, Outlook vous offre la possibilité de créer des modèles d’e-mail. La création d’un modèle est utile dans le cas où le contenu des e-mails sortants reste le même. Consultez notre guide sur la façon de bloquer une adresse e-mail dans Outlook pour garder votre boîte de réception exempte de messages promotionnels ou de spam.
