Les règles dans Microsoft Outlook sont idéales pour effectuer automatiquement des actions sur les e-mails. Vous pouvez faire des choses comme déplacer, signaler ou répondre à certains messages sans travail manuel. Pour vous aider à suivre le rythme de votre boîte de réception croissante, nous vous montrerons comment créer des règles dans Outlook.

Étant donné que vous pouvez créer des règles Outlook sur Windows, Mac et sur le Web, nous aborderons leur configuration sur chaque plate-forme. Notez simplement que les conditions et les actions disponibles varient.

Comment créer des règles dans Outlook sous Windows

L’ensemble de conditions et d’actions le plus sain pour les règles se trouve dans Outlook sur Windows. Pour expliquer plus efficacement comment créer une règle, passons en revue la configuration de quelques règles couramment utilisées.

La configuration d’une règle vide à partir de zéro vous offre une plus grande flexibilité, car vous pouvez choisir plusieurs conditions et actions. De plus, l’assistant de règles vous guide tout au long du processus.

Ouvrez Outlook, accédez au Déposer onglet et sélectionnez Gérer les règles et les alertes dans le Info section.

Lorsque la boîte de dialogue Règles et alertes s’affiche, ouvrez le Règles de messagerie et choisissez un compte en haut si vous en avez plusieurs. Alors choisi Nouvelle règle.

Vous pouvez ensuite configurer votre règle avec les instructions ci-dessous pour déplacer les e-mails vers un dossier, les marquer pour un suivi ou envoyer des réponses automatisées. Vous pouvez plutôt vous essayer à une règle différente que vous trouverez utile, comme le transfert automatique des e-mails.

Déplacer les e-mails vers un dossier

Dans l’assistant de règles, sélectionnez l’une des options de déplacement en haut. Vous pouvez déplacer des messages vers un dossier spécifique en fonction de l’expéditeur, des mots inclus ou des e-mails que vous envoyez plutôt que de recevoir.

  1. A titre d’exemple, nous choisirons Déplacer les messages avec des mots spécifiques dans le sujet vers un dossier.
  2. En bas, sélectionnez les éléments soulignés et bleus pour spécifier la condition et l’action.
  3. Prendre Mots spécifiques et entrez les mots à rechercher dans la ligne d’objet.
  4. Prendre Spécifié pour choisir le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les messages.
  1. Ensuite, sélectionnez Suivant.
  2. Vous verrez une liste de conditions avec celle que vous venez de sélectionner automatiquement marquée. Vous pouvez choisir des critères supplémentaires pour les e-mails si vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez également appliquer la règle aux messages qui vous sont uniquement destinés. Sélectionner Suivant.
  1. Vous verrez alors une liste d’actions avec celle que vous avez choisie marquée pour vous. Comme les conditions ci-dessus, vous pouvez choisir des actions supplémentaires si vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez également marquer le message comme lu lorsqu’il est déplacé. Sélectionner Suivant.
  1. Vous verrez ensuite une liste d’exceptions. Vous pouvez éventuellement exclure certains e-mails de la règle. Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas que des e-mails avec des pièces jointes soient envoyés au dossier. Sélectionner Suivant.
  1. Sur l’écran final de la règle, vous allez d’abord lui donner un nom en haut, puis cocher la case pour Activer cette règle. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher les cases pour exécuter cette règle maintenant sur votre boîte de réception ou utiliser la règle pour tous les comptes de messagerie.
  1. Lorsque vous avez terminé, confirmez la configuration de la règle dans la case en bas qui vous montre les conditions et les actions. Sélectionner Finir pour enregistrer et activer la règle.
  1. Confirmez une coche à côté de votre nouvelle règle dans la case Règles et alertes et sélectionnez D’ACCORD.

Marquer les e-mails pour le suivi

Une autre règle Outlook utile consiste à signaler les e-mails pour le suivi. Vous pouvez choisir le drapeau et le moment du suivi.

  1. Suivez le même processus ci-dessus pour créer un Nouvelle règle et ouvrez l’assistant de règles.
  2. Alors choisi Marquer les messages d’une personne pour un suivi.
  3. En bas, sélectionnez l’élément souligné et bleu pour spécifier la condition et l’action.
  4. Prendre Personnes ou groupe public pour choisir le contact.
  5. Prendre A suivre en ce moment pour choisir le drapeau et le moment.
  1. Ensuite, sélectionnez Suivant.
  2. Tout comme la règle ci-dessus, l’assistant de règles vous guide à travers les conditions, les actions et les exceptions que vous pouvez confirmer et ajouter à votre règle. Ensuite, nommez, activez et terminez.

Répondre automatiquement aux e-mails

Une autre règle que vous pourriez trouver utile est une réponse automatique, qui est similaire à un message d’absence du bureau mais avec plus de souplesse. Vous pouvez utiliser un modèle Outlook particulier ou créer un message de réponse pour des e-mails spécifiques.

  1. Suivez le même processus ci-dessus pour créer un Nouvelle règle et ouvrez l’assistant de règles. Alors choisi Appliquer la règle aux messages que je reçois et sélectionnez Suivant.
  1. Choisissez les conditions que vous souhaitez utiliser pour les e-mails reçus. Vous pouvez appliquer la règle à certains expéditeurs, avec des mots spécifiques, lorsqu’ils sont reçus dans une période donnée, ou toute autre condition souhaitée. Sélectionner Suivant.
  1. Choisissez soit le Répondre en utilisant un modèle spécifique ou Demandez au serveur de répondre à l’aide d’un message spécifique selon votre préférence. Ensuite, sélectionnez le texte bleu souligné en bas selon l’option que vous choisissez et sélectionnez Suivant lorsque vous avez terminé.
  2. Répondre en utilisant un modèle spécifique: Prendre un modèle spécifique pour choisir celui que vous voulez.
  1. Demandez au serveur de répondre à l’aide d’un message spécifique: Prendre un message spécifiquesaisissez le message dans la zone qui s’affiche, puis sélectionnez Sauvegarder et fermer.
  1. Marquez toutes les exceptions que vous souhaitez inclure, sélectionnez Suivantet terminez la règle en la nommant, en l’activant et en l’enregistrant avec le Finir bouton.

Comment créer des règles dans Outlook sur Mac

Si vous utilisez Outlook sur votre Mac, vous pouvez y configurer facilement des règles de boîte de réception, bien que les conditions et les actions soient un peu plus limitées que sur Windows.

  1. Ouvrir Perspectives et sélectionnez Perspectives > Paramètres dans la barre de menus.
  2. Choisir Règles dans la fenêtre contextuelle.
  1. Choisissez un compte sur la gauche si vous en avez plusieurs et sélectionnez le signe plus bouton à droite.
  1. Entrez un Nom de la règle au sommet.
  2. Ensuite, configurez la première condition à l’aide des listes déroulantes. Selon ce que vous choisissez, vous devrez peut-être ajouter à la condition. Par exemple, si vous choisissez Date de réceptionvous saisirez la ou les dates.
  1. Ensuite, choisissez l’action à l’aide de ces listes déroulantes. Encore une fois, vous devrez peut-être ajouter à l’action. Par exemple, si vous choisissez Déplacer vers un dossiervous sélectionnerez le dossier.
  1. Pour ajouter une autre condition ou action, sélectionnez le signe plus à droite ou pour ajouter une exception, sélectionnez le signe plus près de Sauf si.
  1. Si vous le souhaitez, cochez la case pour ne pas appliquer d’autres règles remplissant les mêmes conditions. Confirmez que le Activé la case est cochée en bas à gauche et sélectionnez D’ACCORD pour enregistrer la règle.

Comment créer des règles dans Outlook sur le Web

Pour créer une règle dans Outlook sur le Webaccédez au site Web et connectez-vous. Vous verrez des conditions et des actions similaires à celles d’Outlook sur Mac.

  1. Sélectionnez le Paramètres icône (engrenage) en haut à droite et sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook dans la barre latérale qui apparaît.
  1. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Poster à l’extrême gauche et Règles À droite.
  2. En haut, sélectionnez Ajouter une nouvelle règle.
  1. Donnez un nom à votre règle, puis utilisez le Ajouter une condition case pour choisir le critère. Selon la condition que vous sélectionnez, vous devrez peut-être en ajouter. Par exemple, si vous choisissez Depuisvous serez invité à fournir l’expéditeur sur la droite.
  1. Utilisez le Ajouter une action case pour choisir une action. Encore une fois, vous pouvez être invité à ajouter à l’action. Par exemple, si vous choisissez Déménager àvous serez invité à fournir le nom du dossier ou à créer un nouveau dossier.
  1. Vous pouvez utiliser les options en bleu pour ajouter une autre condition, une autre action ou inclure des exceptions comme vous le souhaitez.
  1. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher les cases pour arrêter de traiter davantage de règles et exécuter immédiatement la règle dans votre boîte de réception.
  2. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Sauvegarder.

Vos e-mails suivront-ils les règles ?

En créant des règles de messagerie dans Outlook, vous pouvez réduire le temps qu’il vous faut pour organiser vos messages, vous souvenir de suivre ou de répondre à certains e-mails. Si vous rencontrez des problèmes, consultez ces correctifs lorsque les règles de messagerie Outlook ne fonctionnent pas.