Si vous souhaitez créer un publipostage d’Excel vers Word, cela ne se limite pas à la simple connexion d’une feuille de calcul. Que vous configuriez la feuille Excel à partir de zéro ou que vous importiez un fichier texte ou CSV, vous devez vous assurer que vos données sont correctement structurées.

Nous allons vous montrer comment formater votre liste de diffusion dans un document Microsoft Excel afin que lorsque vous la connectez à Mot pour le publipostagetout fonctionne correctement.

Importer un fichier vers Excel

Si vous disposez d’un fichier texte ou CSV comme source de données pour la liste de diffusion, vous pouvez l’importer dans un fichier Excel. À partir de là, vous pouvez organiser et formater correctement les données avant de les connecter via la fonction de publipostage ou l’assistant de Word.

Bien que le processus soit similaire pour les versions d’Excel, il est légèrement différent pour Microsoft 365 par rapport à Excel pour Mac ou à d’autres versions d’Excel.

Importer un fichier à l’aide de Microsoft 365

Si vous utilisez Excel avec Microsoft 365 sous Windows, suivez ces étapes pour importer votre fichier de données.

  1. Allez au Données onglet et sélectionnez À partir d’un texte/CSV dans la section Obtenir et transformer les données du ruban.
  1. Recherchez et sélectionnez le fichier. Alors choisi Importer.
  1. Dans la fenêtre contextuelle, confirmez ou modifiez les trois menus déroulants en haut pour la détection de l’origine du fichier, du délimiteur et du type de données.
  1. Pour formater les champs lors de l’importation, sélectionnez Transformer les données. Remarque : Si vous envisagez de les formater ultérieurement, sélectionnez Charger pour importer les données directement.
  1. Si tu choisis Transformer les donnéessélectionnez la première colonne que vous souhaitez mettre en forme dans la fenêtre Power Query qui s’affiche.
  2. Ensuite, allez au Maison et utilisez l’onglet Type de données liste déroulante dans la section Transformer pour choisir le format.
  1. Prendre Remplacer le courant.
  1. Continuez ce processus pour chaque colonne de votre ensemble de données.
  2. Lorsque vous avez terminé, vous verrez les résultats de l’aperçu et pourrez sélectionner Fermer et charger sur le Maison languette.

Vous recevrez votre fichier importé avec le nombre de lignes chargées. Vous pouvez ensuite effectuer des ajustements supplémentaires si nécessaire et enregistrer le fichier.

Importer un fichier à l’aide d’autres versions d’Excel

Si vous utilisez Excel sur Mac ou une autre version telle qu’Excel 2013, suivez ces étapes pour importer un fichier texte ou CSV.

  1. Allez au Données onglet, ouvrez l’onglet Obtenir des données menu et choisissez À partir du texte.
  1. Recherchez et sélectionnez le fichier. Alors choisi Importer ou Obtenir des données.
  1. Dans la fenêtre Assistant d’importation de texte, choisissez Délimité et éventuellement définir le début de l’importation à la ligne, l’origine du fichier et si vos données contiennent des en-têtes de colonne. Sélectionner Suivant.
  1. Sur l’écran suivant, cochez la case correspondant au type de délimiteur que vous utilisez, tel que tabulation, virgule ou espace, et sélectionnez Suivant.
  1. Sur l’écran final, vous avez la possibilité de formater les données. Pour ce faire, sélectionnez chaque colonne et choisissez son format de données en haut. Avis pour les dates, vous pouvez choisir la structure ; pour les données numériques, vous pouvez sélectionner Avancé pour choisir les séparateurs décimaux et de milliers. Sélectionner Finition.
  1. Dans la boîte de dialogue Importer des données, sélectionnez une cellule pour un Feuille existante ou choisissez Nouvelle feuille pour les données. Sélectionner Importer.

Votre liste de destinataires sera ensuite importée et prête à être révisée, modifiée et enregistrée.

Configurer la liste de diffusion dans Excel

Que vous importiez un fichier comme décrit ci-dessus ou que vous créiez votre liste de diffusion dans Excel à partir de zéro, il y a plusieurs choses à garder à l’esprit. Ceux-ci peuvent vous obliger à ajuster vos données Excel.

Sois sûr que:

  • Les données sont correctement formatées pour le texte, les pourcentages et les nombres (décrits ci-dessous)
  • Les noms de colonnes de votre feuille correspondent aux noms de champs que vous prévoyez d’utiliser dans Word
  • Les données sont dans la première feuille de votre classeur
  • Le classeur est enregistré localement (sur votre ordinateur)
  • Les retouches ou changements sont finalisés avant de connecter la feuille dans Word

Formater la liste de diffusion Excel

En plus de gérer les données de votre liste de diffusion dans Excel, vous devez vous assurer qu’elles sont correctement formatées. Ceci est impératif pour les pourcentages et les codes postaux.

  • Pourcentages: Par défaut, les pourcentages sont multipliés par 100. Formatez les pourcentages en Texte si vous souhaitez éviter ce calcul.
  • Nombres: formatez les nombres pour qu’ils correspondent à leurs catégories. Par exemple, utilisez Devise pour les montants en dollars.
  • Codes postaux ou postaux: Formatez les codes postaux sous forme de texte. Si vous les formatez sous forme de nombres, vous perdrez les zéros non significatifs des codes tels que 00321.

Pour formater vos données, sélectionnez une colonne, allez dans le Maison et choisissez le format dans l’onglet Format de nombre la liste déroulante.

Gardez à l’esprit que même si vous formatez les données spécifiques à sa catégorie, elles n’affichent pas les symboles correspondants lorsque vous les connectez à Word. Par exemple, lorsque vous mappez un pourcentage, vous ne verrez que le nombre affiché, pas le signe de pourcentage. Vous devez ajouter les symboles souhaités à côté des champs mappés dans le document de publipostage Word.

Prêt à fusionner

Une fois que votre liste de destinataires est prête à être utilisée dans Excel, il est temps d’utiliser la fonctionnalité de publipostage Word pour terminer le processus. Qu’il s’agisse de lettres personnalisées ou de messages électroniques, consultez notre didacticiel pour créer un publipostage dans Microsoft Word pour plus de détails.

De plus, vous pouvez découvrir comment créer des étiquettes dans un document Word à partir d’une feuille de calcul Excel.