Comment utiliser Microsoft Outlook pour la gestion de projet ou d’équipe

Il existe de nombreuses applications pour gérer des projets et des équipes, de Tableaux Kanban pour applications collaboratives. Si vous utilisez déjà Microsoft Office, vous pouvez profiter de nombreuses fonctionnalités intégrées pour vous organiser, vous et votre équipe, dans Outlook.

Vous pouvez attribuer un code couleur aux e-mails et transformer les messages en tâches lors de la planification du projet. Si vous travaillez en équipe, vous pouvez créer et attribuer des tâches et configurer un groupe. Pour utiliser ces fonctionnalités avec d’autres, voici plusieurs suggestions, conseils et étapes pour utiliser Microsoft Outlook comme outil de gestion de projet.

Catégoriser les e-mails entrants

L’une des fonctionnalités les plus simples mais les plus utiles que vous pouvez utiliser lors de la gestion d’un projet est le codage couleur de vos e-mails. Une fois que vous avez configuré les catégories Outlook, vous pouvez les attribuer aux e-mails, ce qui les fait ressortir dans votre boîte de réception. De plus, vous pouvez créer des règles pour attribuer automatiquement des catégories si vous le souhaitez.

Vous pouvez créer des catégories pour ce qui a le plus de sens. Certaines suggestions incluent une catégorie pour chaque projet, client ou service.

1. Dirigez-vous vers Outlook Maison onglet et ouvrez l’onglet Classer par catégories menu dans le groupe Balises. Alors choisi toutes catégories.

2. Vous remarquerez plusieurs catégories prédéfinies qui sont simplement les couleurs comme noms de catégorie. Vous pouvez modifier l’un d’entre eux pour utiliser un nom plus significatif. Sélectionnez une catégorie, choisissez Renommer à droite, entrez le nouveau nom et utilisez Entrer pour le sauver.

3. Pour créer une nouvelle catégorie, choisissez Nouveau sur la droite. Entrez un nom, choisissez une couleur, ajoutez éventuellement une touche de raccourci et utilisez D’ACCORD pour le sauver.

Pour attribuer une catégorie à un e-mail, effectuez l’une des actions suivantes :

• Choisir Classer par catégories sur le Maison onglet et choisissez celui que vous souhaitez utiliser.
• Faites un clic droit, déplacez-vous vers Classer par catégorieset choisissez-en un dans le menu contextuel.

Vous verrez alors la catégorie à côté de l’e-mail dans votre boîte de réception ainsi qu’en haut du message dans sa propre fenêtre.

Transformez les e-mails en tâches

Un moyen particulièrement utile de gérer un projet dans Outlook consiste à transformer les e-mails en tâches. Vous pouvez recevoir une demande pour mettre à jour le statut du projet pour vos parties prenantes ou envoyer des documents à un membre de l’équipe. En plaçant ce message sur votre liste de tâches, vous l’aurez à portée de main pour le terminer.

Pour transformer rapidement un e-mail en tâche, effectuez simplement l’une des opérations suivantes :

• Faites un clic droit sur le message dans votre boîte de réception, descendez jusqu’à Déplaceret sélectionnez le dossier de la tâche dans le menu contextuel.
• Dans la fenêtre des messages, sélectionnez Déplacer dans le ruban et utilisez le Déplacer menu déroulant pour choisir le dossier de la tâche.
• Faites glisser le message de votre boîte de réception vers le Tâches icône dans la navigation de gauche.

Pour des options supplémentaires lors de la transformation d’un e-mail en tâche, vous pouvez utiliser cette méthode suivante à la place.

1. Maintenez le bouton droit de la souris enfoncé pendant que vous sélectionnez l’e-mail, puis faites-le glisser vers le Tâches icône sur la gauche et relâchez.
2. Vous verrez apparaître des options pour copier l’e-mail en tant que tâche avec du texte, le copier en tant que tâche avec l’e-mail en pièce jointe ou déplacer l’e-mail en tant que tâche avec une pièce jointe.

3. Choisissez l’une de ces options et vous êtes prêt. Vous pouvez également choisir Annuler si tu changes d’avis.

Ensuite, sélectionnez l’icône Tâches Outlook à tout moment pour afficher votre liste de tâches.

Créer et attribuer des tâches

En plus de transformer les e-mails en tâches pour vous-même, vous pouvez créer des tâches et les attribuer dans Outlook. Ceci est pratique si vous décidez de déléguer une tâche plutôt que de vous en occuper vous-même ou si vous souhaitez recevoir des rapports d’état pour la tâche qui peuvent être envoyés en un clic.

1. Sélectionnez le Tâches icône à gauche ou Nouveaux articles > Tâche sur le Maison et créez une nouvelle tâche comme vous le feriez normalement. Vous pouvez également utiliser les étapes ci-dessus pour transformer un e-mail en tâche.

2. Complétez tous les détails de la tâche, y compris l’objet, la date de début et d’échéance, la priorité et les détails. Lorsque vous êtes prêt, rendez-vous au Tâche onglet et choisissez Attribuer une tâche dans la section Gérer la tâche du ruban.

3. Cela actualise la fenêtre de tâche pour inclure une ligne À pour ajouter le destinataire. Saisissez son nom ou son adresse e-mail ou utilisez le Pour bouton pour les choisir dans votre carnet d’adresses.

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher les cases pour conserver une copie à jour de la tâche dans votre liste et recevoir un rapport d’état lorsque la tâche est terminée.

5. Une fois que tout est terminé, sélectionnez Envoyer pour envoyer la tâche au destinataire.

Lorsqu’ils reçoivent la tâche par e-mail, ils l’ajoutent simplement à leur propre liste de tâches.

Ils peuvent utiliser le Statut et Pourcentage achevé champs de la tâche au fur et à mesure qu’ils progressent et peuvent sélectionner Envoyer le rapport d’état sur le Tâche pour vous fournir un statut mis à jour par e-mail.

Configurer un groupe de contacts

Lorsque vous travaillez avec une équipe, création d’une liste de distribution, ou groupe de contact, vous fait gagner du temps. Plutôt que d’ajouter chaque membre de l’équipe à un e-mail, un événement de calendrier ou une tâche, vous ajoutez simplement le groupe.

1. Sélectionnez le Personnes icône dans la navigation de gauche.
2. Allez à la Maison onglet et choisissez Nouveau groupe de contacts dans la section Nouveau du ruban.

3. Entrez un nom de groupe en haut. Alors choisi Ajouter des membres dans la section des membres et sélectionnez À partir des contacts Outlook, À partir du carnet d’adressesou Nouveau contact par e-mail.

4. Avec les deux premières options, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle vous sélectionnez le contact et utilisez le Membres bouton pour les ajouter. Continuez ce processus jusqu’à ce que vous ayez tous les membres et sélectionnez D’ACCORD sauver.

5. Vous verrez alors les membres de votre groupe répertoriés et pourrez en ajouter d’autres si nécessaire. Sélectionner Sauvegarder et fermer pour terminer le processus et enregistrer le groupe.

Pour utiliser le groupe que vous avez créé dans la ligne d’adresse d’un e-mail ou en tant qu’invités pour un événement, commencez à taper le nom du groupe et choisissez-le parmi les suggestions ou utilisez le Pour pour localiser et sélectionner le groupe.

Partager un calendrier

Bien que vous puissiez configurer un calendrier de groupe spécifique dans Outlook, vous pouvez simplement partager votre propre calendrier. Ceci est utile pour un membre de l’équipe qui agit en tant que votre sauvegarde ou co-gestionnaire pour vos projets.

1. Sélectionnez le Calendrier à gauche puis choisissez le calendrier à l’aide de l’icône Volet Dossier.
2. Allez à la Maison onglet et sélectionnez Partager le calendrier dans le groupe Gérer les calendriers. Choisissez le calendrier.

3. Sur le Autorisations onglet, utilisez l’onglet Ajouter pour choisir le contact avec qui partager.

4. Localisez le contact, sélectionnez Ajouteret choisissez D’ACCORD. Ensuite, choisissez soit Peut voir ou Peut éditer en fonction des autorisations que vous souhaitez accorder.

5. Sélectionner Appliquer et puis D’ACCORD pour partager votre calendrier.

Votre destinataire devrait recevoir un e-mail indiquant que vous partagez un calendrier avec lui. Ils peuvent accepter de voir votre calendrier dans leur liste de calendriers Outlook.

Gérez vos dossiers

Les dossiers dans Outlook sont identiques à ceux que vous utilisez sur votre ordinateur ; ils vous donnent des moyens simples d’organiser vos articles. Vous disposez de plusieurs moyens efficaces pour gérer les dossiers Outlook de votre projet ou de votre équipe.

Ouvrez le Volet Dossier sur le côté gauche de votre boîte de réception. Vous pouvez ensuite développer un compte, si vous en avez plusieurs, pour afficher tous les dossiers qu’il contient.

Créer un nouveau dossier ou sous-dossier parent

Envisagez de créer un dossier pour chaque projet ou un pour chaque client ou membre de l’équipe afin que tout reste organisé.

Cliquez avec le bouton droit sur un compte ou un dossier actuel, choisissez Nouveau dossieret donnez-lui un nom.

Triez vos sous-dossiers

Si vous avez un dossier parent avec de nombreux sous-dossiers, vous pouvez trouver celui dont vous avez besoin rapidement en les triant. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier parent et sélectionnez Trier les sous-dossiers de A à Z.

Ajouter un dossier aux favoris

Le Favoris La section se trouve en haut de votre volet de dossiers. Lorsque vous réduisez ce volet, vous pouvez voir vos favoris dans la barre à gauche. Ces deux éléments vous donnent un accès rapide aux dossiers fréquemment utilisés.

Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez Ajouter aux Favoris ou faites glisser le dossier vers la section Favoris en haut du volet des dossiers.

Afficher le nombre d’éléments non lus

Vous pouvez afficher le nombre total d’éléments non lus pour un dossier directement sur ce dossier dans le volet. Ceci est pratique si vous envoyez automatiquement des e-mails à des dossiers, car vous pouvez repérer rapidement les nouveaux messages.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez Propriétés.
2. Ouvrez le Général onglet et choisissez Afficher le nombre d’éléments non lus.
3. Sélectionner Appliquer et D’ACCORD pour enregistrer la modification.

Si vous préférez voir tous les articles, choisissez Afficher le nombre total d’articles plutôt.

Automatisez les actions courantes

Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez effectuer des actions automatiques dans Outlook. Cela inclut le déplacement des e-mails vers des dossiers, le transfert de messages et le marquage d’éléments importants. Chacun de ces éléments peut non seulement vous aider à rester au top de votre boîte de réception, mais également de votre projet ou de votre équipe.

Créer des règles Outlook

Nous avons un guide complet sur la création de règles dans Outlook sur Windows, Mac et sur le Web que vous pouvez consulter. Nous allons donc examiner ici un exemple utile pour la gestion de projet. Vous pouvez déplacer automatiquement les e-mails vers un dossier comme mentionné ci-dessus. De plus, au lieu de créer la règle à partir de zéro, vous pouvez la baser sur un e-mail que vous avez reçu.

1. Sélectionnez l’e-mail et cliquez avec le bouton droit de la souris, déplacez-vous vers Règleset choisissez Créer une règle ou choisissez Règles sur le Maison onglet et choisissez Créer une règle.

2. Vous verrez les conditions de base pour l’e-mail en haut. Vous pouvez baser la règle sur l’expéditeur, le sujet ou la façon dont il est adressé. Choisissez une ou plusieurs des conditions que vous souhaitez utiliser.

3. Dans le Faites ce qui suit zone, cochez la case pour Déplacer l’élément vers un dossier. Ensuite, utilisez le Sélectionner le dossier bouton pour choisir le dossier.

4. Sélectionner D’ACCORD lorsque vous avez terminé et que votre nouvelle règle est prête à fonctionner. Chaque fois qu’un e-mail arrive en fonction de la ou des conditions que vous avez choisies, il sera automatiquement déplacé vers le dossier de votre choix.

Créer des étapes rapides

Un autre merveilleux outil d’automatisation dans Outlook s’appelle Quick Steps. Avec Quick Steps, vous pouvez effectuer une action sur un e-mail en un seul clic. Comme vous pouvez l’imaginer, c’est un énorme gain de temps.

Vous pouvez configurer des étapes rapides pour des choses comme le déplacement, la catégorisation ou le transfert d’un e-mail. Par exemple, nous allons configurer une étape rapide pour marquer un e-mail pour un suivi demain.

1. Allez à la Maison onglet et sélectionnez l’onglet Plus flèche (flèche du bas) dans Étapes rapides boîte. Choisir Nouvelle étape rapide > Coutume.

2. Dans la zone Modifier l’étape rapide, donnez-lui un nom en haut. Ensuite, ouvrez le Choisissez une action menu déroulant et choisissez Message de drapeau.

3. Dans le menu déroulant suivant, choisissez Demain. Vous pouvez choisir une option différente comme Aujourd’hui ou La semaine prochaine ou si vous préférez.

4. Choisir Finir pour enregistrer l’étape rapide.

Pour utiliser votre Quick Step, sélectionnez l’e-mail, accédez à la Maison onglet, et choisissez-le dans l’onglet Étapes rapides boîte ou clic droit, déplacer vers Étapes rapideset sélectionnez-le dans le menu contextuel.

C’est tout ce qu’on peut en dire. Vous venez de marquer un e-mail pour un suivi demain en un seul clic.

J’espère que ces suggestions vous aideront à gérer votre prochain nouveau projet ou même votre équipe dans Outlook. Pour en savoir plus, découvrez comment ajouter Microsoft Teams à Outlook pour un moyen plus simple de rejoindre ou de planifier des réunions.