Tout ce que tu as besoin de savoir

Comprendre comment construire des formules est une étape fondamentale dans apprendre à utiliser Excel. Voici une introduction à la syntaxe des fonctions et des formules dans MS Excel.

Bien que vous puissiez aller loin en copiant simplement des formules à partir d’autres feuilles de calcul ou en insérant des fonctions Excel à partir du menu dédié, c’est une bonne idée d’acquérir au moins une connaissance de base du fonctionnement réel de la syntaxe. De cette façon, vous pourrez corriger les erreurs ou modifier les formules pour tirer le meilleur parti de votre feuille de calcul.

Quelle est la signification de la syntaxe ?

Les langages de programmation sont conçus pour vous permettre d’instruire l’ordinateur avec des phrases structurées. La syntaxe fait simplement référence aux règles d’un tel langage structuré, car l’ordinateur n’est pas assez intelligent pour analyser tout texte qui s’écarte de la norme attendue.

Microsoft Excel, bien qu’il ne soit pas un langage de programmation, a néanmoins la capacité d’instruire le programme à l’aide de formules. Et comme toute autre forme d’instruction machine, cela a sa propre syntaxe. La compréhension de cette syntaxe est essentielle pour tirer parti des fonctionnalités du tableur.

Qu’est-ce qu’une formule dans Excel ?

Une formule Excel est une expression qui peut être saisie dans une cellule au lieu de données réelles, en utilisant des opérations mathématiques ou d’autres fonctions pour générer un résultat. Par exemple, une formule peut être écrite pour additionner tous les nombres d’une colonne et afficher le résultat.

Pourquoi utiliser une formule pour cela ? Après tout, vous pouvez calculer manuellement le résultat vous-même et simplement le saisir dans le champ requis.

L’avantage d’utiliser une formule au lieu d’une valeur dure pour les calculs est que cela facilite la mise à jour de la feuille de calcul. Chaque fois que vous apportez des modifications aux données sous-jacentes entrant dans un calcul, Excel recalcule automatiquement les résultats pour vous.

Cela signifie que vous pouvez facilement mettre à l’échelle une formule sur des centaines et des milliers de cellules sans perdre en précision. Vous pouvez même copier et coller ces formules dans des classeurs et faire en sorte qu’Excel ajuste automatiquement les paramètres pour s’adapter à son nouvel emplacement.

Construire une formule de base

Vous entrez une formule dans une cellule en commençant par un signe égal, puis en tapant l’expression. Par exemple, taper ceci vous donne la somme de ces deux nombres :

= 30 + 40

Bien sûr, effectuer des calculs sur des nombres statiques comme celui-ci n’est pas particulièrement utile. Pour ajouter les nombres contenus dans une cellule, vous devez utiliser des références de cellule.

Comme un carré sur un échiquier, les cellules d’une feuille de calcul peuvent être référencées par une combinaison de leurs positions alphabétiques et numériques. Le numéro de ligne numérique augmente au fur et à mesure que vous descendez dans la feuille de calcul, tandis que les numéros de colonne alphabétiques avancent vers la droite.

Vous avez peut-être repéré le problème évident avec cela – les alphabets s’épuisent assez rapidement, alors qu’en est-il des colonnes après Z ? Ensuite, nous commençons simplement à combiner les alphabets, nous donnant AA, AB, AC, etc.

En utilisant cette référence, vous pouvez utiliser la valeur de n’importe quelle cellule de la feuille de calcul dans une formule. Comme ça:

= A1 + A2

Notez qu’une fois que vous avez appuyé sur Entrée, la formule n’apparaîtra que dans la barre de formule – la cellule elle-même arbore la valeur résultante. Vous devez donc sélectionner une cellule pour déterminer si sa valeur est dérivée d’une formule ou entrée manuellement dans celle-ci.

C’est tout ce dont vous avez besoin pour créer des formules de base qui effectuent des calculs par eux-mêmes. La meilleure partie est que si vous finissez par modifier l’une des cellules référencées, le résultat se met à jour tout seul.

Présentation des fonctions

Les références cellulaires et l’arithmétique de base peuvent vous emmener loin, mais elles laissent encore beaucoup à désirer. Il peut être fastidieux d’écrire des formules pour additionner des centaines de cellules, par exemple, même si vous connaissez les références.

C’est là que les fonctions entrent en jeu. Comme tout langage de programmation, Excel comprend un ensemble de fonctions intégrées qui peuvent effectuer des tâches complexes avec une syntaxe relativement simple.

Les fonctions sont invoquées par leur nom suivi de tout argument entre crochets (ou parenthèses, comme on les appelle strictement). Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SOMME pour ajouter facilement un grand nombre de cellules :

Pour raccourcir encore plus la formule, nous pouvons spécifier une plage au lieu d’entrer la référence de chaque cellule. Par exemple, vous pouvez taper A1:A4 pour inclure toute la plage de cellules de A1 à A4. Cela peut également être étendu sur une ligne et inclure autant de cellules que vous le souhaitez.

SUM n’est pas la seule fonction dont vous disposez. Une liste complète peut être obtenue en cliquant sur le symbole ƒ𝑥 à côté de la barre de formule, mais voici quelques-unes des plus courantes :

• MOYENNE – Autre fonction de base, la fonction MOYENNE renvoie la moyenne de la plage des valeurs saisies dans celle-ci. Très utile pour les calculs fiscaux.

• ENCHAÎNER – Celui-ci fonctionne avec du texte plutôt qu’avec des chiffres. Avec CONCATENATE, vous pouvez joindre deux chaînes ensemble et sortir la valeur finale. Utile pour générer du texte avec des opérateurs conditionnels et les joindre pour le résultat final.

• LEN – La forme abrégée de Length, LEN compte simplement le nombre de caractères dans une chaîne donnée, y compris les espaces. Très situationnel dans son utilisation (comme déterminer si une cellule vide a réellement des espaces) mais mieux que de compter les caractères manuellement.

• GARNITURE – Il est assez courant de saisir accidentellement des espaces supplémentaires dans certaines cellules, ce qui fausse les résultats de certains calculs ou opérations CONCATENATE. La fonction TRIM peut être utilisée pour supprimer tous les espaces supplémentaires, ne laissant qu’un seul espace entre chaque mot.

Fonctions logiques

Jusqu’à présent, nous avons vu un tas de fonctions différentes qui effectuent de nombreuses tâches utiles comme SUM, AVERAGE ou TRIM. Mais qu’en est-il des comparaisons logiques ?

Comme tout autre langage de programmation, la syntaxe d’Excel comprend des opérateurs logiques tels que IF, AND, ainsi que OR. La plus utile est la fonction IF, les deux autres étant souvent utilisées dans une expression logique.

La syntaxe de IF est simple : une expression logique qui prend la valeur TRUE ou FALSE, suivie des valeurs à suivre dans l’une ou l’autre des conditions définies dans l’ordre. Bien sûr, tout cela va à l’intérieur des parenthèses et est séparé par des virgules. Quelque chose comme ça:

Notez que l’argument final peut être omis, auquel cas la fonction ne renverra une valeur que si la condition est vraie. Cela peut être utilisé pour construire des formules complexes en incluant conditionnellement des valeurs dans un calcul.

Le premier argument, en revanche, peut prendre plusieurs formes. Une expression logique peut simplement être une comparaison de deux valeurs utilisant des symboles tels que « <" ou "=", mais elle peut également être une combinaison de plusieurs de ces instructions en utilisant AND ou OR.

En effet, AND et OR ne renvoient que TRUE ou FALSE, plutôt qu’une chaîne de texte ou une valeur numérique. Vous utilisez ces fonctions en incluant deux expressions logiques comme arguments ; AND renvoie TRUE si les deux arguments sont évalués à TRUE, tandis que OR renvoie TRUE même si un seul d’entre eux est TRUE. Sinon, FALSE est renvoyé.

En utilisant IF, AND et OR, il est possible de créer des conditions imbriquées très complexes qui évaluent un tas de valeurs différentes avant de finalement cracher un résultat. Bien que ces formules soient souvent sujettes à des erreurs en raison de toutes les parenthèses et virgules impliquées. Il est préférable de séparer les calculs et de garder les choses simples.

Pour simplifier encore les choses, Excel inclut quelques fonctions qui combinent IF avec d’autres opérations utiles comme SUM ou AVERAGE.

Copier des formules

Vous devez souvent effectuer le même type de calculs sur différentes plages de cellules dans une feuille de calcul, en affichant les résultats dans des cellules distinctes. Devez-vous saisir manuellement la même formule encore et encore, en changeant les références de cellule à chaque fois ?

Non, vous pouvez simplement les copier.

Lorsque vous essayez de coller une cellule copiée dans Excel (en cliquant avec le bouton droit sur la cellule cible), plusieurs options de collage vous sont présentées. Vous pouvez coller complètement les cellules, copier uniquement les valeurs ou même coller uniquement la formule.

Mieux encore, la formule collée est modifiée pour refléter la référence relative en fonction de son nouvel emplacement. Si vous copiez une formule résumant les valeurs de la colonne A et que vous la collez dans une autre cellule, les références seront mises à jour avec le nouveau numéro de colonne.

Que devez-vous savoir sur la syntaxe des fonctions Excel ?

En tant que débutant, ne vous embêtez pas à essayer de mémoriser toutes les fonctions Excel disponibles. La plupart d’entre eux sont rarement utiles et vous pouvez trouver leur syntaxe en cliquant sur le bouton ƒ𝑥 à côté de la barre de formule.

Gardez simplement à l’esprit la syntaxe Excel de base d’une formule – un signe égal à suivi d’une expression pouvant inclure plusieurs fonctions. Chaque fonction prend certains arguments (bien que certaines fonctions ne le fassent pas) et renvoie une valeur qui peut ensuite être utilisée dans une autre fonction ou un autre calcul.

Bien que des fonctions d’imbrication comme celle-ci puissent se compliquer assez rapidement, vous perdre dans un gâchis de crochets manquants. Nous vous recommandons de garder chaque formule simple et directe, en étendant un calcul complexe sur plusieurs cellules pour que les choses restent gérables.